森工企业如何实现会计电算化

林业是我国国民经济中的支柱产业,是生态建设的主体,经济社会可持续发展的基础,在经济社会中具有重要的作用。传统的手工会计核算已远不能适应林业新形式发展的需要。利用电子计算机进行会计核算和会计管理,实现会计电算化,是林业会计工作的发展趋势。会计电算化不仅能使广大财会人员从繁重的手工操作中解脱出来,减轻劳动强度,更重要的是提高会计信息搜集、整理、反馈的灵敏度和正确度,提高会计的分析能力,为提高会计管理水平和会计信息质量,提供有效的途径,最终为提高企业经济效益服务。阿尔泰山林业局辖属六个山区林场,六个公司,企业性质涉及多个行业,财务核算采用多种会计制度,如天然林保护工程实行事业单位会计制度,三北四期工程实行基本建设会计制度,木材采运实行农业企业会计制度,加之地处边疆,各单位之间路途遥远,给财务数据传递和财务报表的汇总带来极大的不便。针对这一情况,阿尔泰山林业局于1998年开始着手实施会计电算化,在全局范围内分两期举行了财务软件的培训,配备了计算机及财务软件,财务工作也确实发生了根本性的变化,但在具体实施过程中也暴露出了许多问题,针对本局在实施会计电算化过程中的几点突出问题,做一浅议。

一、人才的培养是实施会计电算化的关键

我局电算化人员不少是由过去的会计、出纳经过短期培训而来,他们在使用微机处理业务的过程中,许多是除了开机使用财务软件之外,对微机的软、硬件知识了解甚少,一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时,就束手无策,既使厂家在安装会计软件时,都做了系统的培训,但从未接触过计算机的会计人员人门依然很慢,而且在上机时一旦出现误操作,可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流,使系统数据丢失,严重的甚至导致系统崩溃。所以首先应抓好基层会计人员的培训工作,单位要分期分批地使会计人员接受会计电算化知识的培训,逐步使多数会计人员掌握计算机的基本知识和运用会计软件的基本技能,部分会计人员还要掌握软件的日常维护和二次开发的技能;其次要做好单位领导、财务负责人的会计电算化培训工作,使他们充分体会到会计电算化带来的优越性,会计数据从手工方式下的分散收集、分散处理、重复记录转变为电算化方式下的集中收集、统一处理、数据共享,数据处理的速度大大加快,信息反馈及时、通畅、正确,能为企业的经营管理和决策提供可靠的依据,从而提高经济效益,只有充分认识到这一点,各基层单位的会计电算化工作才能蓬勃发展起来。

二、硬件和软件的配置是实现会计电算化的基础

电子计算机是实现会计电算化的物质基础,各单位应根据会计电算化应用的程度和今后的发展目标投入一定的财力,选择与本单位会计电算化工作相适应的计算机硬件,保证会计电算化工作的顺利进行。我局辖属各单位均配备了计算机,但随着电算化的不断深人,许多设备已满足不了会计软件的最低配置,所以应及时进行计算机的升级和更新,以满足会计电算化发展的最新需要。会计软件是实现会计电算化的灵魂,选择会计软件的好坏对会计电算化的成败起着关键性的作用,我局在选择会计软件时,充分考虑了林业行业与工业企业和商品流通企业不完全相同,考察财务软件市场,没有完全适合林业企业的专门财务软件,于是我局采取“试用后再予以购买”的较为保险的做法。财务软件均在市面上发放本类的试用版,试用版与正式版在界面、数据处理方面均一致,不同之处在于试用版在使用日期或次数上对用户的使用权实施限制。我局将几款各方面相对完善的软件进行了试用,对其性能进行了多方面的比较,最后选择了贵阳的金蝶财务软件,现在看来这种选择财务软件的方法是一条捷径,而且投资小、见效快。林业行业许多基层企业如林场、加工厂、木材公司均有上级主管部门,所以在购买财务软件时,还应报上级部门批准,但由于迄今市面上还没有完全与林业企业对口的会计核算软件,故我局在统一购买金蝶财务软件后,又出现了财务核算软件与林业企业报表管理系统接口不统一,相互之间数据无法传送,造成财务人员在报送报表时重复录入数据,无形中增加了财务人员的工作量,由于以上局面的形成,森工系统建立起会计信息系统、而无法建立决策支持系统、人工智能等现代化会计管理系统。鉴于此,上级主管部门在开发软件时应充分考虑到核算软件与报表管理软件相衔接。

三、日常会计业务的处理是会计电算化的核心

1.操作人员的权限分配。财务工作是一项严肃、缜密的工作,同一单位的财务人员岗位不同,但其实际工作相互承接、相互牵制,财务软件为此均设置了用户访问极限,这一点往往是许多用户淡化的一点,在本局实行会计电算化时,这一点也尤为突出,常常是由会计人员一个人用不同的密码去完成两项不兼容的工作。例如凭证录入和过账前的审核就不能由一人去完成,以免造成错误的凭证未经过审核直接登账,造成会计资料失真。尽管众多财务软件本身带有自动记录上机日志的功能,但因为使用权限混乱,使得应用的控制完全失效,甚至会造成财务人员舞弊现象的出现。

2.科目代码的确定。考虑到森工企业会计科目繁杂,财务人员应该根据软件自身特点,科学、合理地设置科目。我局下属的各个林场因为历史原因,应收账款核算相当频繁,加之许多财务人员文字输入水平均较低,单纯的以数字序号顺次编排科目代码,在查询时,没有任何思考线索,搜索起来较为复杂,对此,我局采取以个人姓名第一个大写字母或以地区为类别编入明细科目,利用软件自带的模糊查询功能进行搜索,结果表明,这样设置科目代码大大减轻了财务人员的工作量。因此,科学、合理地设置明细科目代码在今后的凭证录人及账薄的查询等方面起着事半功倍的作用。

3.会计核算业务的整理。在以往的手工核算下,诸多森工企业由于种种客观原因,往往会计基础工作规范化较差,作为重要会计资料的账、证、表格式内容混乱,同一类业务,不同的财务人员核算方法、程序不统一。所以企业在进行系统化初始的前期,不妨组织财务人员,系统认真整理一下会计业务资料。

4.数据的初始化。财务软件的系统初始化工作是一项要求精度较高的重要工作,并且往往初始数据一经确定,不允许修改。所以在进行初始数据以前,企业应系统地整理会计业务资料,确保账证、账账、账实相符,并对初始化数据进行试算平衡(亦称平衡校验),同时为了保证从手工方式到电算化方式的顺利转换,还应对类似固定资产卡片、工资固定信息等重要数据的录入力求详尽.真实、准确,为今后的日常业务的处理准备一套可靠完整的会计资料。

5.日常业务处理。会计电算化核算的业务与我们以往的手工账相同,即主要指固定资产、材料、工资、成本、销售业务的核算,实质性的改变也就是由于工操作转为微机操作,相对应的核算方法也应有所改动。随着国家体制改革的不断深入,森工企业逐步走向市场,以往手工核算下的局限性亦逐渐暴露,固有的核算模式已难以满足企业管理的需要。以成本核算和固定资产核算为例,这两大项的核算在森工企业日常核算是重头戏,成本核算是林业企业较为复杂的核算项目之一,传统核算方法极少考虑到成本控制、有关部门责任成本的核算及考核目标成本的计算,单纯地从计算产品成本出发,而新体制下的森工企业对于内部管理的要求不断提高,我们在考虑成本核算多项目的同时,还应考虑企业自身管理的需要。西方一位经济学家曾经说过这样一句话:“学好经济学并不难,只要你很好地学会成本的核算。”足以点明成本核算在企业中的重要性。森工企业固定资产在以往核算中相对比较混乱,许多历史问题,人员变动,自然灾害等诸多客观因素造成许多固定资产不确定,固定资产卡片资料不详实,盘点数与账面数误差较大,这直接影响到企业成本、费用等指标的计算,同时也影响到了国家财政收入,手工核算下有些单位甚至为调节利润改变折旧方法,造成提取折旧虚假,成本核算失真。在使用会计电算化系统时,软件允许企业选择具体的折旧方法,企业折旧方法一经确定,不随意变更,我国有关会计制度的规定是完全一致的,所以,广大财务人员应在日常业务处理时力求规范、正规,以便为今后甩账做好坚实的铺垫工作。

四、替代手工账是会计电算化的目的手工账与会计电算信息系统并行工作,实际上无形中增加了财务人员的负担,真正将手工账完全交付于计算机操作才是我们的目的所在,在甩手工账时应注意的是:

1.建立健全各项制度。这里的制度主要是指《岗位责任制》、《操作管理制度》、《系统维护制度》、《机房管理制度》、《会计档案管理制度》,许多单位上墙的制度往往是“形式主义”,各企业单位的有关领导及财务负责人应当从新的高度去认识、督促并监督财务人员的工作行为,切实履行有关职责,为电算化工作井然有序、有条不紊的开展创造良好的安全氛围。

2.替代手工核算。替代手工核算的基本条件:①单位需获得“会计工作达标单位”证书。②采用的会计核算软件已通过评审。③与手工账并行运行三个月以上,保存有完整的与手工核算相一致的数据。④配有专门或主要用于会计核算工作的计算机和计算机终端,并配有指定的专职或兼职的上机操作人员。⑤有严格的操作管理制度,包括操作人员工作职责和工作权限,预防记账凭证等数据未经审核而输人计算机的措施,预防已输入计算机的记账凭证未经复核而登账的措施,必要的上机操作记录制度。⑥有严格的硬件、软件管理制度,包括保证机房设备安全和计算机正常运转的措施;会计数据和会计软件安全保密的措施;修改会计核算软件的审批监督制度。⑦有严格的电算化会计档案管理制度。在符合以上条件以后,向当地财政部门提出书面申请,取得财政部门验收证书后,单位即可全面开展会计电算化工作。

五、维护工作是会计电算化顺利进行的保证

1.账套的备份。由于会计数据的重要性,对存储在硬盘里的数据必须按月进行备份2份,当会计数据丢失或会计数据遭到破坏时,能借助备份恢复到最近状态。在备份磁盘上要注明数据备份的日期、备份的内容,分别存放在不同的地方,达到“双保险”的目的。

2.病毒常识。常见的防范措施有:①不使用来历不明的软盘;②经常或定期杀毒;③安装病毒防火墙。财务人员在使用外来软盘、光盘等时,不要急于装入系统,应先将其文件全面的检测一遍,做到“防患于未然”。

3.档案管理。会计电算化后,会计档案主要以两种方式存在,存储在磁性介质上的会计资料和据此打印输出的会计凭证、账簿、会计报表等资料。打印输出的会计档案保管方法同手工作业下的保管方法。存储在磁性介质上的会计资料应远离机房,做好防霉防潮的工作,定期将数据进行重新处理。